EL Email marketing es una de las herramientas más poderosas para comunicarse y fortalecer las relaciones con sus clientes. Pero sólo puede serlo si se trabaja de la forma correcta.

Usar su cuenta de correos (Outlook, Lotus, Hotmail, Gmail, etc.) para el envío profesional y masivo de emails es prácticamente imposible, por diversas razones, entre las más importantes:

 

• No posee la capacidad del envío masivo.
• Satura los servidores de su empresa.
• No tiene la capacidad de programar los envíos.
• No posee los filtros de segmentación, estadísticas y seguimientos.
• No existe seguridad en la entrega.
• No hay control en el correcto uso del diseño (HTML).

Es decir, su cuenta de correos no está diseñada para el envío profesional y masivo de Email Marketing, existiendo falencias importantes para definir el éxito de sus campañas.

En Email Marketing, si lo hace bien, puede conseguir un rápido retorno de su inversión. Pero hacerlo mal puede dañar seriamente su marca.

Por eso el uso de servicios de empresas especialistas en Email Marketing lo ayudarán a evitar errores comunes para llegar con eficacia a sus clientes, sin cometer Spam, logrando no dañar la imagen de su marca, aumentando ventas y fortaleciendo la lealtad de sus clientes.

1 - AUMENTA LA ENTREGABILIDAD

Entendemos como entregabilidad el grado en que un email logra llegar satisfactoriamente a la casilla de correos de un receptor o bien el número válido de direcciones de emails que llegan a la casilla de los receptores.

La entregabilidad es clave a la hora de generar campañas exitosas de email marketing, ¿de qué sirve hacer un excelente diseño, contenido y oferta si sus emails no son capaces de llegar a su audiencia?

Para poder lograr una buena entregabilidad, se debe tener una buena relación y cumplir con las exigencias de los ISP (Proveedores de Servicio de Internet), como Hotmail, Yahoo y Gmail que hoy cuentan con el 80% de participación de usuarios de correos en el mundo.

Hoy se envían 245 billones de emails de forma diaria en el mundo, de los cuales un 80% son Spam (emails no deseados). Dado eso, los ISP deben generar filtros Spam cada vez más fuertes para bloquear esa gran cantidad de Spam.

Un servicio profesional de Email Marketing basado en el marketing de permiso (no Spam) logra entregar sus emails trabajando codo a codo con los ISP en base a tres variables:

1. Autentificación: La autentificación permite al receptor verificar si el enviador es realmente el que dice ser. Los servicios de Email Marketing proveen la tecnología necesaria para incorporar en sus envíos, la autentificación exigida por los ISP, tales como SPF (Contiene una lista de Direcciones IP autorizadas a enviar emails de un dominio determinado) y DKIM (verifica el dominio del enviador).

2. Reputación: Se estima que más de un 80% de los problemas de entregabilidad son producto de la reputación. La reputación es básicamente el comportamiento que tiene un enviador de emails hacia los ISP. Esta reputación se gana en el tiempo (de acuerdo a como se comporta).

3. Contenido: Se debe generar buenas prácticas para no caer como Spam, como asegurarse de que la estructura de sus HTML no tenga errores, el asunto de sus mensajes no contenga palabras utilizadas por los spameros, el peso de los emails sea el adecuado y no incluir el uso de CSS.

2 - ADMINISTRA SU LISTA DE CONTACTOS

Usted puede almacenar toda su lista de contactos en un solo lugar, y desde ahí poder administrar los envíos, con el objetivo de no repetir mensajes a personas que ya recibieron sus emails o bien no dejar de enviar a otros.

Se estima que una lista de emails se desactualiza en un 30% anual. Es necesario entonces saber administrar su lista de contactos, marcando aquellas direcciones que quedan obsoletas, revisar direcciones mal escritas o inexistentes, limpiando así su base.

Muchas empresas que dan servicio de Email Marketing limpian las bases de los clientes, sobre todo aquellas que tienen errores. Esto se llama higiene de datos.

Una buena administración de sus contactos también disminuye el rebote. El rebote duro se produce por malas direcciones en su mayoría y si usted no los marca y reenvía, daña su reputación ante los ISP lo que perjudica su entregabilidad en el tiempo.

Por otro lado existe el rebote suave, que es por lo general cuando una casilla de correos excede de memoria y no es capaz de recibir emails o bien el servidor del receptor tiene problemas. Por lo general estos problemas son circunstanciales y se genera el reintento automático hasta lograr ser entregado.

Así también es importante hacer que sus contactos puedan administrar sus datos, ahorrando tiempo y dinero en actualizaciones. A través del centro de preferencias, sus contactos pueden acceder a actualizar sus direcciones de email u otras informaciones relevantes para ellos.

Para cumplir con la ley anti Spam, se exige entre otras cosas, que el autor del email incluya la opción de desuscribirse. Esto permite que el receptor del email pueda exigir su derecho de no recibir mas emails de ese autor.

Una empresa que da servicio de Email Marketing administra las desuscripciones por usted, evitando el trabajo manual que esto implica. Una vez que el autor marca el email para desuscribirse, automáticamente la dirección del receptor queda marcada en la base para el no envío de emails en el futuro.

3 - PERMITE ENVIAR EN FORMA MASIVA

Si usted desea enviar emails masivos (se puede estimar más de 100 o 200 emails enviados a la vez) a través de un administrador de correos como Outlook, Lotus, Gmail u otro, es muy probable que tenga una serie de problemas.

Primero, va a generar una saturación de sus servidores ya que se requiere de un gran proceso y exigencia para, administrar y generar el envío, tomando tiempo y recursos, saturando el sistema, incluso dejando a otros requerimientos de su empresa en la cola.

El ISP, al conocer las empresas que ofrecen servicios de Email Marketing, y lo más importantes su reputación en el tiempo, permite la entrega de cientos y miles de emails, no así una empresa que se está iniciando o bien envía en forma esporádica.

Al ser usted nuevo en el envío, si dispara emails masivamente, sin utilizar un servicio de envío profesional, puede ser catalogado como Spam cerrándoles las puertas los ISP, dado que no lo conocen, no tiene reputación construida en el tiempo y relación alguna con ellos.

Su empresa estaría aún más lejos de poder trabajar con la autentificación que exigen los ISP para poder enviar emails masivos. Acá se requiere de tecnología detrás del email que permita a los ISP poder comprobar que usted es realmente el autor de los emails (SPF) y incluir una llave que permita que sus emails no fueron alterados por otro en el camino (DKIM).

Por último no hay que olvidar que al enviar emails de forma masiva sin contar la ayuda de un servicio externo no permite poder hacer seguimiento a sus campañas, saber qué hizo su audiencia con el email; ¿lo leyó, marcó como Spam, hizo click en algún vínculo, generó una conversión deseada, etc.?

4 - NO REQUIERE SER UN EXPERTO

Al utilizar un servicio de Email Marketing, usted no necesita ser un experto en cómo utilizar esta poderosa herramienta para poder generar resultados inmediatos, ni tampoco ser un experto ni requerir de la ayuda de su área de informática para la utilización del software.

Respecto a lo primero, ser un experto en cómo utiliza el Email Marketing a su favor, usted no necesita de la noche a la mañana convertirse en un "Guru" del tema.

Usted recibirá todos los consejos y asesoría necesaria para ir conociendo las ventajas y beneficios únicos del Email Marketing. El cómo tratar esta herramienta de la mejor forma (y no cómo otro medio de publicidad masiva), sacarle el mayor provecho, qué hacer y qué no hacer, para hacer de sus campañas exitosas.

Respecto al uso del software, usted podrá encontrar que ahorrará tiempo y dinero, ya que usted no se tendrá que preocupar de la tecnología e infraestructura requerida para enviar sus campañas de Email Marketing.

El software está diseñado para que sea fácil de navegar, intuitivo al momento de usarlo, siendo amigable, sin necesidad de recurrir a largas horas de capacitación para entender el cómo utilizarlo.

Incluyen pasos lógicos para armar sus piezas de Email, insertar y a su vez corregir de forma automática el HTML de cada uno de sus emails, cargar sus bases de contacto, programar el envío de sus emails y ver el seguimiento y estadísticas en tiempo real, todo de forma fácil y simple de seguir.

Además incluye el servicio de soporte necesario, de manera de guiarlo en cada etapa del proceso, logrando que usted sea auto suficiente en el uso de la herramienta en sólo días de uso.

5 - CREA EMAILS QUE SE DESTACAN

Hoy en promedio una persona recibe al rededor de 50 emails al día. La prioridad de su lectura es generalmente en este orden: jefe, colegas, clientes, familia y amigos.

Luego de todo lo anterior, se da paso a los "otros", en donde están las empresas, en donde la prioridad se la van a dar a aquellas empresas que conoce y confía.

Dado lo anterior, es necesario destacarse para poder ser leído, ya que esa es la primera necesidad para que su campaña empiece a ser exitosa. ¿Si no abren sus emails, de qué sirve todo el esfuerzo?

Por otro lado hay que pensar que la gente no lee emails, los "scanea". Esto quiere decir, que no le toma más de 5 segundos ver si un email es suficiente relevante para abrir o leer al menos una parte de éste.

Un servicio profesional de Email Marketing además de asesorarlo para hacer que su email logre ser abierto, lo ayuda para que su diseño HTML sea lo más destacado posible para atraer la mirada y lectura de su audiencia.

Un correcto diseño HTML, con textos destacados, elementos necesarios para partir, además de establecer claramente sus objetivos, un correcto llamado a la acción, colores, utilización de fonts, entre otras cosas marcan la diferencia entre el éxito o no de sus campañas.

El objetivo necesario de sus piezas de emails es que logren una acción deseada previamente establecida por usted, que pase por lograr una conversión.

Cómo lograr esta conversión y cómo medirla también son aspectos necesarios para cumplir sus metas y en donde un servicio de Email Marketing puede marcar la diferencia.

6 - RESULTADOS MEDIBLES

Un proveedor de servicios de Email Marketing le permite obtener resultados medibles y en tiempo real. Esto significa que en el mismo momento de lanzar su campaña de Email Marketing usted estará conociendo el nivel de éxito de ésta.

Usted tiene el control directo de los datos, no necesita que nadie se los envíe. Puede saber quién y cuántos abrieron sus emails, lo leyeron, hicieron click en algún vínculo para obtener mayor información o lograron algún tipo de conversión.

Además puede saber cuántos se registraron o bien se desuscribieron a sus emails. Esto le ayuda a saber qué tan exitoso o relevante es la comunicación que les está enviando a su audiencia y ver qué mejorar o bien que mantener.

También puede ir viendo el estado y calidad de su lista de contactos al conocer cuántos emails está rebotando ya sea por error de escritura o bien por dirección valida o desactualizada.

Es muy importante este último punto dado que el volver enviar emails rebotados le resta puntos de reputación a usted como autor de sus emails, generando barreras de entrada a los ISP por eventual envío de Spam, lo que perjudica su entregabilidad en el tiempo.

Los reportes lo ayudan a hacer un seguimiento y medición de sus campañas, optimizando el uso de sus contenidos con el objetivo de ser más efectivo, conociendo mejor qué quiere escuchar su audiencia, logrando así una mayor tasa de apertura, lectura y conversión cumpliendo así sus objetivos comerciales.

Importante: lo que no sabe puede dañarlo en el tiempo. Es fundamental saber qué pasó con sus emails, y más aún saber por qué está pasando para saber qué mejorar y qué mantener.

7 - CUMPLE CON REGLAS ANTISPAM

Como dijimos anteriormente la reputación de sus envíos van a definir el éxito en su entregabilidad, lo que es clave para poder llegar a la casilla de corros de sus clientes o prospectos.

Para que esto suceda entonces el cumplir con las reglas Anti Spam es clave.

Es por eso que un servicio profesional de Email Marketing va a siempre supervisar que usted cumpla con esas reglas.

Ya usted sabe que más del 80% del los emails que hoy se envían en el mundo son Spam. Es por esto que el mercado de envíos esta cada vez más exigente a que usted realmente cumpla con estas reglas.

Para eso lo ayudan a que usted siempre incorpore su identificación (nombre y dirección física válida) como autor del email, además de los datos del enviador (servicio de Email Marketing).

Así también debe incluir una opción para desuscribirse y que ésta realmente funcione y de forma automatizada, es decir, que no deba hacer un proceso manual cada vez que alguien se desuscribirse. Es muy importante que después no se le vuelva a enviar a un registro si generó dicha acción por los problemas de quejas que se puedan generar a los ISP y perjudiquen su reputación como enviador.

Dado que los servicios de Email Marketing son responsable en asegurarse que sus clientes o prospectos no generen quejas que dañen su reputación, están siempre preocupados en darle las funcionalidades del sistema como la asesoría necesaria para que usted genere un proceso de entregabilidad cumpliendo con las reglas Anti Spam.

8 - SE BASA EN UN SERVICIO (SAAS)

Una de las grandes ventajas de poder contar con los servicios de una empresa de Email Marketing es que su arquitectura de software está desarrollada bajo la nube de Internet.

Tal como hoy trabajan Google, Facebook o Amazon, en donde usted no tiene que comprar una caja o discos para instalar en su disco duro o servidores, para poder utilizar sus servicios, el caso de acceder a los servicios de Email Marketing se trabaja de la misma forma.

Todos los recursos están disponible en la nube de Internet, lo que se denomina como Software as a Service (Saas), en donde usted no compra un Software, sino que se suscribe al uso de un servicio.

Las actualizaciones del servicio para nuevas funcionalidades o mejoras, se hacen de forma constante sin pagar adicional por esto, es invisible para usted.

Además es escalable, es decir, usted puede utilizar mayor uso o menor uso y no debe crecer o disminuir su infraestructura, solo paga menos o paga un poco más.

Posee un alto nivel de disponibilidad, dado que usted puede acceder al servicio desde cualquier PC en cualquier lugar, sólo debe poseer una clave.

Su accesibilidad es cercana al 100%, dado que posee redundancia, es decir, si se cae un servidor hay 2 más de respaldo para que usted nunca pierda de acceder al servicio.

Toda su arquitectura es basada en la web, lo que lo hace ser muy intuitivo y fácil al momento de usarlo, sin requerir el ayuda o soporte de informática.

Por último, al ser en base a una suscripción, aumenta el número de usuarios, haciendo que el costo sea más bajo que comprar un software.

9 - DIRECTA RELACION CON LOS ISP

Existen 3 ISP (Proveedores de Servicios de Correos) que manejan el 70% de los usuarios de correos en el mundo; Hotmail, Yahoo y Gmail.

Dado la gran cantidad de Spam que existe en el mercado, han debido, con el objeto de entregar un buen servicio a sus usuarios, trabajar en filtros Spam cada vez más poderosos.

El objetivo de un servicio de Email Marketing es poder entregar (y no enviar) emails a la casilla de los clientes. Para lograr esto es necesario saber como no ser filtrado como Spam y sobre todo con aquellos filtros de los 3 ISP más importantes.

Un servicio de Email Marketing debe conocer y hacer uso de qué es lo que se debe hacer y qué no para no ser considerado como Spam y ser atrapados por estos filtros.

El trabajar con la autentificación, conservar la reputación y saber cómo manejar los contenidos es una buena forma de no ser atrapados por estos filtros.

Pero también es necesario mantener una buena relación con los ISP, dado que lamentablemente dado la gran cantidad de Spam que existe hoy, un 20% de los emails legítimos, que han tenido el permiso de sus clientes, son atrapados por estos filtros Spam, es decir, pagan justos por pecadores.

Al tener una línea directa con estos proveedores de correo, se pueden revisar casos particulares que fueron atrapados por estos filtros, se genera el concepto de Feedback Loop, es decir, el proceso automatizado de identificar aquellos emails que fueron marcados como Spam por parte de los receptores.

Sólo una empresa que presta servicios de email marketing puede acceder a esa relación directa con los ISP dado su foco en el negocio del envío y seriedad y reputación que lo avala en el tiempo a través de su conducta de envío.

10 - BAJO COSTO DE USO

Dado todo lo mencionado anteriormente, un servicio de Email Marketing no cuesta más, al contrario, debido a su arquitectura Saas (software como un servicio) en donde todos sus recursos son compartidos en la nube de Internet, hace que el costo baje y sea accesible a mayor número de usuarios bajo el modelo de subscripción.

Además al acceder a este servicio, usted puede estar constantemente aprendiendo el cómo hacer un mejor Email Marketing a través de Centros de Aprendizaje (Presentaciones, Documentos, Consejos, Casos Prácticos, Tendencias de la industria) y también a nuevas funcionalidades del software.

Dado que usted paga una suscripción, lo que en definitiva está pagando es a un uso del sistema pagando de acuerdo al uso de este. Esto es lo mismo que el ejemplo del Taxi: Para que comprar el Taxi si permitiendo pagar un recorrido que me traslade un lugar a otro.

Acá usted paga por el uso, si usted mayor uso, paga más, si necesita menor uso, paga menos. Usted define cuantos contactos cargar y hacer uso. Muchos permiten enviar cuantas veces quiera, y cobran sólo por el tamaño de la base.

Además hay que pensar que usted no necesita del soporte del área de informática, ni de recursos adicionales ahorrando tiempo y dinero.